Weltweit werden Archive digitalisiert. Welche Vorteile haben digitale Archive für Anwender und Nutzer?
Digitalisierung bedeutet für die Archive zunächst: Verbesserung des Nutzungskomforts. Je mehr Archivgut digitalisiert und möglichst auch online zur Verfügung gestellt wird, umso leichter kann die wissenschaftliche Forschung wie auch eine breitere interessierte Öffentlichkeit darauf zugreifen. Zu hoffen ist, dass dadurch der Umgang mit der jüngeren wie der länger zurückliegenden Geschichte attraktiver wird und eine solidere Grundlage erhält. Natürlich trägt die Digitalisierung darüber hinaus zur Sicherung des Archivguts bei, denn die Nutzung der digitalen Reproduktionen schont die Originalunterlagen.
Welche Datenträger und -formate sollten zur Archivierung genutzt werden? Und warum?
Wichtige Kriterien sind technische Ausgereiftheit und große Verbreitung sowie die Haltbarkeit des Mediums. Für die Langzeitarchivierung werden heute vor allem Festplatten und Magnetbänder eingesetzt.
Welche Maßnahmen werden ergriffen, um eine technische Abnutzung von gespeicherten Daten zu vermeiden?
Wichtige Kriterien dafür, die langfristige Interpretierbarkeit sicherzustellen ist (a) die Verbreitung von Formaten, ferner muss (b) die Spezifikation offen liegen, die möglichst in einer Norm standardisiert sein sollte. Für die Langzeitarchivierung gut geeignete Formate sind zum Beispiel PDF/A für formatierten Text sowie unkomprimierte TIFF-Dateien für Bilder.
Wie sollten die digitalisierten Daten zugänglich gemacht werden?
Die Archive setzen für die Zugänglichmachung in erster Linie ihre Datenbanken ein und verknüpfen die Digitalisate mit den Erschließungsdaten. Auf Grundlage des bisherigen fachlich abgesicherten Informationsmanagements wird es für die professionelle Suche auf absehbare Zeit zweifellos bei der bestände-strukturierten Darstellung der Erschließungsdaten bleiben. Parallel suchen die Archive aber aktiv nach Wegen, die Suchroutinen stärker als bisher darauf ausrichten, dass Nutzer/innen Archivgut leichter aufspüren können, etwa wie in den bekannten Suchportalen. Diese Strategie verfolgen auch die Deutsche Digitale Bibliothek und Europeana.
Können und sollten digitale Archive die klassischen analogen Archive künftig vollends ersetzen?
Nein, und das betrifft insbesondere auch die schon ursprünglich digital entstandenen archivischen Unterlagen. Archive sind weit mehr als Sammelorte für schriftliche Dokumente. Sie bewahren die jeweiligen Informationsträger – egal ob analog oder digital – im Original auf und sind somit Hüter der Authentizität der Unterlagen. Sie sind die institutionellen Garanten dafür, dass die für eine Argumentation herangezogenen Belege auch wirklich, d.h. in der behaupteten Form existieren. Der Gedanke, digitalisiertes oder digitales (!) Archivgut in seiner Ursprungsform zu vernichten, würde dieses Konstrukt völlig aus den Angeln heben und archivierte Informationen beliebig machen. Das kann niemand wollen.